Do czego służy książka serwisowa?

Istnieje kilka haseł, które są bardzo dobrze znane przedsiębiorcom pracującym za pomocą urządzeń fiskalnych. Są albo przynajmniej powinny. Należą do nich: paragon, kopia paragonu, przegląd techniczny, raport dobowy, raport miesięczny, książka serwisowa. I właśnie tej ostatniej poświęcamy dzisiejszy wpis. Do czego służy wspomniany dokument i dlaczego jest aż tak ważny?

Ci, którzy zakup urządzenia fiskalnego mają już za sobą, dobrze wiedzą, że nie należy ono do zwyczajnych technologii użytkowych. Kasy i drukarki rejestrujące sprzedaż funkcjonują w otaczającej nas rzeczywistości na mocy prawa – przepisów ściśle określonych przez Ministerstwo Finansów. Dlatego zanim zaczniemy z nich korzystać, muszą wpierw przejść procedurę instalacyjną, a po niej – podatnik jest odpowiedzialny za właściwe użytkowanie urządzenia. Jednym słowem, tego typu technologie mają dość „wysoką rangę”. Jeśli uświadomimy sobie, że książka serwisowa to coś w rodzaju „paszportu” urządzenia fiskalnego, łatwo zrozumiemy, dlaczego i ona zyskuje na znaczeniu.

Co znajduje się w książce serwisowej?

Najprościej mówiąc, dokument ten zawiera wszelkie najważniejsze informacje o zakupionym przez nas urządzeniu. Wobec tego znajdziemy w niej informacje o producencie i firmie, która wykonała fiskalizację, jak o samej kasie lub drukarce rejestrującej – takie jak nazwa, model, numer fabryczny czy numer unikatowy. Ponadto, oczywiście, zawarte są tam dane serwisanta głównego oraz serwisanta rezerwowego.

Znaczenie, wypełnianie i przechowywanie

Książka serwisowa z założenia ma zawierać także informacje związane ze wszystkimi przeglądami technicznymi oraz interwencjami serwisowymi, w jakich brało udział nasze urządzenie fiskalne. Jest to bowiem istotna część dokumentacji, potwierdzającej prawidłowość prowadzonej przez nas ewidencji obrotu – ta zaś zawiera w sobie zespół obowiązkowych zadań, nie kończy się na wprowadzaniu odpowiednich danych i wystawianiu paragonów.

Dlatego też jesteśmy zobowiązani okazać książkę serwisową na każdą prośbę zarówno przedstawicieli organów skarbowych (którzy np. dokonają niezapowiedzianej kontroli), jak i upoważnionych do tego serwisantów. A co za tym idzie – dokument ten musi obowiązkowo znajdować się w miejscu instalacji urządzenia fiskalnego (podanym w zgłoszeniu przedinstalacyjnym) – przez cały okres użytkowania. Co więcej, jesteśmy zobowiązani również do przechowywania książki serwisowej jeszcze przez 5 lat od momentu zaprzestania korzystania z naszej kasy bądź drukarki.

Duplikat książki serwisowej

Wypadki chodzą po ludziach, a książka serwisowa nie jest niezniszczalna. Może się zdarzyć, że ulegnie uszkodzeniu bądź zwyczajnie zostanie zgubiona. Czy podobna sytuacja z góry oznacza kłopoty? Niekoniecznie – wszystko zależy od tego, jak szybko zainterweniujemy. A powinniśmy w pierwszej kolejności szybko poinformować Urząd Skarbowy o zaistniałych okolicznościach. Następnie – wystosować pisemną prośbę do producenta o wydanie duplikatu książki serwisowej (który posiada w bazie dane na temat dotychczasowych zapisów). Pamiętajmy, że przez cały czas nieposiadania dokumentu, w praktyce łamiemy przepisy. A to już może oznaczać kłopoty: konsekwencje ze strony US, cofnięcie ulgi za zakup urządzenia fiskalnego oraz odmowę ze strony serwisu w związku z dalszymi naprawami i konserwacją.

Komentarz do “Do czego służy książka serwisowa?

  • 5 listopada, 2016 o 2:42 pm
    Permalink

    dobry tekst, szczególnie ostatni akapit jest ważny bo faktycznie – to co na początku wydaje się być błahostką, później może okazać się źródłem przykrych konsekwencji…

    Odpowiedz

Pozostaw odpowiedź Oliwia Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Wpisz odpowiedź *