Przeglądy techniczne urządzeń fiskalnych – o tym, co teraz i o tym, co w przyszłości

Dlaczego warto przywołać to zagadnienie? Z kilku powodów. Po pierwsze – przeglądy techniczne należą do ścisłych obowiązków podatników, którzy ewidencjonują obrót przy użyciu urządzeń fiskalnych. Po drugie – nie każdy z przedsiębiorców zdaje sobie sprawę, na czym w ogóle polega taka kontrola. I wreszcie po trzecie – nowelizacja ustawy VAT, która ma wejść w życie, przyniesie również dodatkowe regulacje prawne w tej materii.

Obowiązkowe kontrole techniczne

Gdy nastaje konieczność wdrożenia w firmie urządzenia rejestrującego – jego zakup oraz fiskalizacja podczas w trakcie procedury instalacyjnej to podstawowe warunki, aby móc rozpocząć zgodne z prawem prowadzenie działalności. Potem oczywiście następuje wymóg regularnego, poprawnego ewidencjonowania obrotu i wydawania klientom paragonów przy każdej transakcji. Ale dochodzą jeszcze dodatkowe wymogi – jak archiwizacja kopii paragonów, realizacja raportów fiskalnych czy stosowne obchodzenie się z książką serwisową. No i jest też kwestia przeglądów technicznych.

Jak ona wygląda? Każde urządzenie fiskalne, wykorzystywane do rejestrowania obrotu, przechodzi obowiązkowe przeglądy techniczne. Co więcej, zgodnie z przepisami taka kontrola musi być przeprowadzana nie rzadziej, niż co 2 lata – może natomiast częściej. Przeglądy techniczne wykonuje uprawniony serwisant. Najczęściej jest tak, że reprezentuje on firmę, u której zakupiliśmy dane urządzenie fiskalne. No dobrze, ale skąd taki obowiązek? Pamiętajmy, że technologie sprzedaży, o jakich mowa, mają podstawę prawną – od ich pracy (i naszego sposobu użytkowania) zależy prawidłowość prowadzonej ewidencji. Tego typu kontrole mają wykluczyć problemy po stronie urządzenia. A także zapobiec technicznym komplikacjom, jak usterki lub awarie, zdolne nagle uniemożliwić przedsiębiorcy dalszą pracę i narazić go na straty finansowe.

Co się dzieje podczas przeglądu technicznego?

Serwisant podczas kontroli podejmuje szereg działań, które mają na celu kompleksową weryfikację stanu urządzenia fiskalnego. Sprawdza zarówno kondycję jej konstrukcji, jak i pracę poszczególnych podzespołów oraz funkcji. A mówiąc konkretniej? Serwisant ocenia stan obudowy danej kasy lub drukarki rejestrującej, a zwłaszcza plomb, które absolutnie nie mogą być naruszone przez użytkownika technologii sprzedaży (niepokojący lub zły stan plomb może świadczyć o ingerencji podatnika w urządzenie, co jest karalne). Ponadto, weryfikuje, czy takie elementy, jak wyświetlacze, mechanizm drukujący, klawiatura lub porty komunikacyjne odpowiednio działają. M.in. ocenia również, czy moduł fiskalny i pamięć fiskalna drukarki bądź kasy funkcjonują jak należy. Wszystkie wyniki, wraz z uwagami pokontrolnymi, opisuje w formie notatki, zamieszczanej w książce serwisowej. W niej zresztą musi znaleźć się także dokument poświadczający przeprowadzenie przeglądu technicznego.

Dodatkowe przepisy w sprawie przeglądów

Zgodnie z dotychczasowymi przepisami, podatnik miał obowiązek zgłosił przegląd w ramach obowiązujących terminów. Jednak wedle nowelizacji ustawy o VAT (dotyczącej m.in. wprowadzenia systemu fiskalizacji online), mówiąc najkrócej, przedsiębiorca musi dopilnować, by serwis faktycznie przeprowadził taką kontrolę w czasie nie dłuższym, niż 2 lata od poprzedniej. W przypadku, gdy podatnik tego nie uczyni, ma go czekać grzywna w wysokości 300 zł. W tej sprawie uprawniony serwis będzie też zobowiązany do kontaktu z Urzędem Skarbowym. Obecnie jednak wciąż trzeba poczekać na wejście w życie nowych regulacji prawnych i ostateczny kształt kwestii związanych z przeglądami technicznymi urządzeń rejestrujących.