Do czego służy książka serwisowa?

Istnieje kilka haseł, które są bardzo dobrze znane przedsiębiorcom pracującym za pomocą urządzeń fiskalnych. Są albo przynajmniej powinny. Należą do nich: paragon, kopia paragonu, przegląd techniczny, raport dobowy, raport miesięczny, książka serwisowa. I właśnie tej ostatniej poświęcamy dzisiejszy wpis. Do czego służy wspomniany dokument i dlaczego jest aż tak ważny?

Ci, którzy zakup urządzenia fiskalnego mają już za sobą, dobrze wiedzą, że nie należy ono do zwyczajnych technologii użytkowych. Kasy i drukarki rejestrujące sprzedaż funkcjonują w otaczającej nas rzeczywistości na mocy prawa – przepisów ściśle określonych przez Ministerstwo Finansów. Dlatego zanim zaczniemy z nich korzystać, muszą wpierw przejść procedurę instalacyjną, a po niej – podatnik jest odpowiedzialny za właściwe użytkowanie urządzenia. Jednym słowem, tego typu technologie mają dość „wysoką rangę”. Jeśli uświadomimy sobie, że książka serwisowa to coś w rodzaju „paszportu” urządzenia fiskalnego, łatwo zrozumiemy, dlaczego i ona zyskuje na znaczeniu.

Co znajduje się w książce serwisowej?

Najprościej mówiąc, dokument ten zawiera wszelkie najważniejsze informacje o zakupionym przez nas urządzeniu. Wobec tego znajdziemy w niej informacje o producencie i firmie, która wykonała fiskalizację, jak o samej kasie lub drukarce rejestrującej – takie jak nazwa, model, numer fabryczny czy numer unikatowy. Ponadto, oczywiście, zawarte są tam dane serwisanta głównego oraz serwisanta rezerwowego.

Znaczenie, wypełnianie i przechowywanie

Książka serwisowa z założenia ma zawierać także informacje związane ze wszystkimi przeglądami technicznymi oraz interwencjami serwisowymi, w jakich brało udział nasze urządzenie fiskalne. Jest to bowiem istotna część dokumentacji, potwierdzającej prawidłowość prowadzonej przez nas ewidencji obrotu – ta zaś zawiera w sobie zespół obowiązkowych zadań, nie kończy się na wprowadzaniu odpowiednich danych i wystawianiu paragonów.

Dlatego też jesteśmy zobowiązani okazać książkę serwisową na każdą prośbę zarówno przedstawicieli organów skarbowych (którzy np. dokonają niezapowiedzianej kontroli), jak i upoważnionych do tego serwisantów. A co za tym idzie – dokument ten musi obowiązkowo znajdować się w miejscu instalacji urządzenia fiskalnego (podanym w zgłoszeniu przedinstalacyjnym) – przez cały okres użytkowania. Co więcej, jesteśmy zobowiązani również do przechowywania książki serwisowej jeszcze przez 5 lat od momentu zaprzestania korzystania z naszej kasy bądź drukarki.

Duplikat książki serwisowej

Wypadki chodzą po ludziach, a książka serwisowa nie jest niezniszczalna. Może się zdarzyć, że ulegnie uszkodzeniu bądź zwyczajnie zostanie zgubiona. Czy podobna sytuacja z góry oznacza kłopoty? Niekoniecznie – wszystko zależy od tego, jak szybko zainterweniujemy. A powinniśmy w pierwszej kolejności szybko poinformować Urząd Skarbowy o zaistniałych okolicznościach. Następnie – wystosować pisemną prośbę do producenta o wydanie duplikatu książki serwisowej (który posiada w bazie dane na temat dotychczasowych zapisów). Pamiętajmy, że przez cały czas nieposiadania dokumentu, w praktyce łamiemy przepisy. A to już może oznaczać kłopoty: konsekwencje ze strony US, cofnięcie ulgi za zakup urządzenia fiskalnego oraz odmowę ze strony serwisu w związku z dalszymi naprawami i konserwacją.