Kasy i drukarki online – odpowiadamy na pytania nurtujące podatników

Kasy i drukarki fiskalne online są obecne na polskim rynku technologii sprzedaż od maja 2019 roku. Od pojawienia się urządzeń rejestrujących nowego typu minęło już więc ponad 12 miesięcy. Nadal jednak modele online bywają mylone z kasami i drukarkami offline. Czyli z urządzeniami dwurolkowymi oraz wyposażonymi w moduły elektronicznej kopii paragonów. W związku z tym, postanowiliśmy przygotować małe podsumowanie tego, co charakteryzuje kasy i drukarki fiskalne online.

Czy kasy online muszą transmitować dane do CRK?

Współpraca urządzenia fiskalnego online z Centralnym Repozytorium Kas jest wymagana. Tak stanowią obowiązujące w Polsce przepisy (przede wszystkim Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących). Nie można więc zainstalować urządzenia online i później zaniechać przekazywania danych do CRK.

W jaki sposób kasy online przekazują dane do CRK?

Każda kasa i drukarka fiskalna online co najmniej jeden interfejs komunikacyjny, który zapewnia przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Taka współpraca odbywa się za pośrednictwem łącza internetowego. Konkretny sposób komunikacji zależy zaś od samego urządzenia fiskalnego oraz infrastruktury sieciowej w firmie. Na rynku są bowiem dostępne modele łączące się z CRK przez Ethernet (LAN), USB (po udostępnieniu internetu z komputera), Wi-Fi oraz GSM (przy użyciu modemu).

Jaka jest procedura instalacji kasy online w firmie?

W porównaniu z kasami i drukarkami offline, wdrożenie urządzenia online w firmie jest maksymalne uproszczone. Nie trzeba dokonywać ani zgłoszenia przedinstalacyjnego, ani poinstalacyjnego. Wszystkie informacje o przedsiębiorcy i urządzeniu online trafiają do właściwego Urzędu Skarbowego automatycznie – po przeprowadzeniu fiskalizacji. Co więcej, już podczas instalacji podatnik otrzymuje numer ewidencyjny, który następnie należy nanieść na obudowę kasy bądź drukarki.

Kiedy kasa online jest refundowana z budżetu państwa?

Od maja 2019 roku częściowo refundowane z budżetu państwa są wyłącznie kasy i drukarki fiskalne online. Kiedy podatnik może skorzystać z ustawowej ulgi, która pozwala odzyskać maksymalnie 700 zł? Jest to dopuszczalne w 2 sytuacjach:

• gdy podatnik instaluje pierwsze urządzenie fiskalne w swojej firmie, a dodatkowo będzie to model typu online (łączący się z CRK);
• gdy podatnik jest zobligowany do zainstalowania urządzenia fiskalnego online w odgórnie ustalonym terminie, co będzie równoznaczne z wymianą dotychczasowego modelu (z kopią papierową lub elektroniczną).

Czy stosowanie kas fiskalnych online jest obowiązkowe?

I tak, i nie 😉 W zeszłorocznej nowelizacji ustawy o VAT wskazano konkretne branże, które są objęte koniecznością stosowania kas rejestrujących online. Cały proces obowiązkowego instalowania nowych urządzeń został dodatkowo podzielony na 3 etapy. Jeżeli jednak przedsiębiorca nie reprezentuje branży wskazanej w nowelizacji ustawy o VAT, nie musi jeszcze stosować kasy rejestrującej online. Co więcej, do końca 2022 roku na rynku technologii sprzedaży będą dostępne m.in. urządzenia fiskalne z elektroniczną kopią paragonów.

Czy kasa online zapewnia wystawienie i przesłanie e-paragonu?

Tak. Kasy i drukarki online to urządzenia rejestrujące sprzedaż, które zapewniają m.in. wydanie klientowi paragonu fiskalnego w formie elektronicznej (wystawienie i przesłanie dokumentu). Można to zrobić za zgodą nabywcy i w sposób z nim ustalony. Przy okazji warto też dodać, że urządzenia offline (z kopią papierową i elektroniczną) nie zapewniają zrealizowania e-paragonu.