Rejestracja urządzenia fiskalnego – to niezbędne, ale nie trudne

Można uznać, że rozpoczęcie sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych wiąże się z dwoma kluczowymi kwestiami: wyborem właściwego urządzenia fiskalnego oraz jego instalacja. O ile jednak w pierwszym przypadku mamy pewną dowolność, o tyle w drugim obowiązują nas ścisłe procedury, nadane przez Ministerstwo Finansów, których musimy przestrzegać. Nie oznacza to jednak, że są wybitnie skomplikowane i że należy się ich obawiać.

Wręcz przeciwnie – prawidłowe przejście całego procesu instalacyjnego może przynieść istotną korzyść. Przedsiębiorcy rozpoczynającemu ewidencję obrotu przysługuje bowiem specjalna ulga z tytułu zakupu pierwszego urządzenia fiskalnego. Jeśli więc spełnimy wszystkie warunki, możemy odzyskać nawet 90% wydanej kwoty (jednak nie więcej niż 700 zł). Co zatem należy zrobić?

Najpierw – zgłoszenie przedinstalacyjne

Czyli odpowiednie zawiadomienie, które w formie pisemnej należy dostarczyć do właściwego Urzędu Skarbowego. Dokument musi zawierać takie dane, jak imię i nazwisko (lub nazwa) podatnika, NIP podatnika, liczba planowanych urządzeń oraz adresy miejsc ich zainstalowania, a także sam termin instalacji. Ponadto, istnieją 2 możliwości dostarczenia pisma: osobiście lub drogą pocztową. Ważne jednak, aby wpłynęło ono nie później, niż 1 dzień przed datą rozpoczęcia ewidencji obrotu przy użyciu urządzenia fiskalnego.

Następnie – fiskalizacja

To najważniejszy moment w całym procesie instalacyjnym, polegający na przełączeniu funkcjonowania urządzenia z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny. Dokonać tego może jedynie uprawniony serwisant, zazwyczaj pochodzący z firmy, u której zakupiliśmy wybrany model. Fiskalizacja jest czynnością jednorazową i nieodwracalną – po jej zrealizowaniu każde działanie przeprowadzone na kasie czy też drukarce fiskalnej zostanie zapisane i będzie tworzyć podstawę do późniejszego określenia prawidłowości ewidencji obrotu. Dlatego warto zaopatrzyć się w urządzenie odpowiednio wcześniej, by wykorzystać jej pracę w trybie szkoleniowym na naukę obsługi poszczególnych funkcji. Od chwili zakończenia fiskalizacji możemy zacząć wystawiać paragony za sprzedaż towarów bądź usług.

Na zakończenie – zgłoszenie poinstalacyjne i numer ewidencyjny

Do ostatniego etapu należy ponowne złożenie odpowiedniego pisma do Urzędu Skarbowego, zawiadamiającego o przeprowadzonej fiskalizacji (odpowiedzialny za nią serwis również musi to uczynić). Ten dokument nie może dotrzeć na miejsce później, niż 7 dni od wykonania wspomnianej czynności. Podobnie, jak w przypadku zgłoszenia przedinstalacyjnego, wybieramy, czy dostarczamy pismo osobiście, czy listownie. Jeśli chodzi o drugi sposób, będzie się liczyć data widniejąca na stemplu pocztowym. W odpowiedzi na to zawiadomienie otrzymamy numer ewidencyjny, który trzeba trwale nanieść na obudowę urządzenia rejestrującego (w widocznym miejscu) – możemy to wykonać za pomocą markera bądź naklejki.

I na tym kończy się cały proces instalacyjny. Jak widać, jeśli tylko znamy dobrze obowiązujące procedury i przestrzegamy ich, wszystkie powyższe działania nie nastręczają trudności. Warto jednak pamiętać, aby nie zwlekać do ostatniej chwili z realizacją tych zadań – wtedy zyskamy dodatkowo pewność, że nie przekroczymy żadnego, obowiązującego terminu.